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Emploi

Trois recommandations pour mieux déléguer

By Alexandra Sleator
02/04/2012

Votre chef vous a-t-il demandé de déléguer plus? Quelqu’un vous a-t’il reproché de micro-manager? Etes-vous du genre à ne pas déléguer facilement aux membres de votre équipe?

Si vous ne déléguez pas assez, quelles en sont les conséquences? Vos employés râlent-ils? Passez-vous de longues heures au bureau, loin de votre famille et de vos amis? Vous sentez vous débordé?

Si vous souhaitez déléguer mieux et plus, mais que vous trouvez cela difficile, cet article est fait  pour vous car je vais vous faire part d’un procédé simple mais efficace pour mieux déléguer. Cette méthode vous permettra non seulement d’optimiser la qualité du travail délégué, mais rassurera aussi les plus réticents.

Phase 1 - ‘Pourquoi’

La première phase de ce procédé est celle du ‘Pourquoi’. La question ici n’est pas pourquoi déléguer (nous présumons ici qu’il est nécessaire de déléguer) mais pourquoi ce travail doit être fait. Sans justification, pourquoi ce travail existerait-il? Comment s’insère-t-il dans les rouages de l’organisation?

Plus le travail délégué est justifié par la stratégie de l’entreprise, plus ce sera motivant pour celui ou celle qui aura à le faire. Bien motivée, cette personne mettra toute son énergie et son enthousiasme à compléter son travail, même humble, parce que la personne comprend que cette tâche représente un des éléments insdispensables dans  la stratégie de l’entreprise.

Phase 2 - ‘Quoi’

La phase numéro 2 est celle du ‘Quoi’ : celle de l’explication du travail. Cette phase  ne vient qu’après le ‘Pourquoi’, car il est important de commencer par d’abord susciter l’intérêt de la personne à laquelle vous souhaitez déléguer une tâche. Ce n’est qu’une fois l’enjeu stratégique clarifié que vous pouvez alors commencer à détailler la tâche. Il vaut toujours mieux expliquer les aboutissants avant de détailler les tenants du travail à faire. En effet, que pensez-vous de  l’histoire de cet employé  de la NASA dans les années 60 en charge de nettoyer les toilettes mais qui disait qu’il « aidait à envoyer un homme sur la Lune ». Il se sentait investi d’une mission et je suis sûre qu’il était très motivé et efficace !

Quand vous décrivez la tâche à déléguer, je vous engage à appliquer le principe anglais « KISS » qui se traduit par «  Keep It Short and Simple ». Restez simple et allez droit au but.  Evitez de donner trop de détails afin de ne pas risquer de « noyer » la personne.

 

Phase 3 - ‘Comment’

Phase numéro 3: celle du ‘Comment’, c'est-à-dire comment donner les instructions quand vous déléguez. Il faut évidemment ajuster votre communication au niveau d'expérience de la personne. Il faut aussi bien préciser les modalités du soutien que vous apporterez: par exemple, si vous êtes disponible à tout moment, la personne risque de vous déranger donc mieux vaut peut-être fixer un rendez-vous régulier, qui vous permettra par ailleurs de garder le contrôle et de pouvoir redresser la barre si besoin est avant que la tâche ne soit complètement terminée. Il est important d’encourager la personne à communiquer sur les difficultés qu’elle rencontre. Dernier conseil dans cette phase du ‘Comment’ : donnez une échéance à tenir, car cela motive plus les gens.

 

Voilà! Mettez en œuvre cette méthode simple et je pense que vous serez surpris de son efficacité. Le résultat sera gratifiant pour vous qui aurez réussi à déléguer sans perdre contrôle ainsi que pour la personne à qui vous aurez délégué car elle n’aura été ni abandonnée à elle-même ni trop tenue en laisse ! Mais attention, avant de déléguer, réfléchissez d’abord à qui vous allez déléguer. Ne choisissez pas forcément quelqu’un avec qui vous vous entendez bien ou une personne en qui vous avez confiance. Choisissez la personne qui sera la plus capable pour mener à bien la mission.

Ayant lu cet article…Quel travail allez-vous déléguer?  A qui ? Quand?

Et… Qu’allez-vous pouvoir réaliser avec le temps précieux que vous aurez gagné?

J’espère que ces conseils vous seront utiles pour développer votre capacité à déléguer. Vous pourrez ainsi améliorer la gestion de votre temps ainsi que la productivité et même le morale de vos troupes!

 

© Coaching For Inspiration, 2012

www.coachingforinspiration.com

 

Si  cet article vous a aidé, n’hésitez pas à faire un commentaire (voir ci-dessous). Si vous voulez écrire à Alexandra directement, cliquez ici. Pour voir la bio d’Alexandra sur le site France in London, cliquez là.

COMMENTAIRES:

24/04/2012 - cecilepdm a dit :

L'English "Kiss" m'a bien plu:keep it short and simple.Cela s'applique même en dehors du travail,dans la vie familiale!

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