Emploi

5 Conseils pour mieux structurer votre présentation

By Alexandra Sleator
21/11/2012

 

Comment surmonter les challenges de la présentation – troisième et dernier volet: structure/format de la présentation

5 conseils pour vous aider à mieux structurer votre présentation orale et vos visuels.

Dans ce 3eme et dernier article concernant les challenges de la présentation, je porte mon attention sur la manière de  formatez vos visuels et structurer votre discours afin d’obtenir un impact maximum.

Le premier article concernait la manière de surmonter votre trac sur la base d'une analyse des 3 causes principales de votre anxiété. Le second article traitait quant à lui des différentes techniques de présentation orale et partageait avec vous 5 conseils pour vous aider à présenter avec assurance. Pour lire ces articles, vous pouvez les trouver en cliquant ici et là.

En conclusion, penchons-nous ensemble sur la problématique de structure de votre présentation, car pour la plupart d’entre nous, c’est le fait de parler en public qui est souvent le plus dur. Cela dit, des visuels peu intéressants offrent un vrai challenge même pour un grand orateur.

Voici donc, 5 conseils pour organiser votre discours avec pour but de l’optimiser et non de diluer son impact.

Conseil no1 – Utilisez des images

Je vous recommande fortement d’investir dans vos visuels lors d’une présentation importante. Laissez-moi vous expliquer ce que j’entends par investir en vous donnant des exemples concrets. Regardez le visuel ci-contre: il  contient une photo mais le visuel marche-t-il ? J’aurais plutôt tendance à dire ‘pas vraiment’ car il est facile d’y perdre son latin avec tout ce texte. Qu'en pensez-vous ?

Si je vous demandais de me citer le message principal de cette slide, que répondriez-vous? Il est probable que vous hésiteriez - et vous auriez probablement besoin de relire la slide au moins une ou deux fois, avant de finalement abandonner… ?

Eh bien, le message principal de la slide est le suivant : Un milliard de personnes n’a pas accès à de l’eau potable. N'est-ce pas plus parlant ? Notez tout d'abord  la taille de la photo sur cette slide à celle de la slide précédente. Notez également le contraste entre les deux parties distinctes du texte. Attardons-nous maintenant sur la simplicité du design. Je voudrais souligner que d’ajouter une photo à une slide n’a pas pour but de la rendre plus jolie. Il s’agit en fait de varier autant que possible le contraste entre le texte et l’image afin d’obtenir plus d’impact.

Savez-vous par exemple qu’une personne ne retient en général que 10% de ce qu’elle entend, mais que, par contre, elle retient jusqu’à 65% de ce qu’elle voit et entend en même temps ? C’est pourquoi il est tout aussi important d’avoir de bons visuels lors d’une présentation que de s'exprimer de façon convaincante.

Prenons l’exemple suivant :

« La construction de nouveaux logements a chuté en 2010 »

Ci-contre la slide avant et la slide après. Vous noterez que la personne a compris l’importance du design de cette slide. Pouvez-vous me dire ce que vous pensez de cette deuxième slide ? Etes-vous d’avis que le texte est beaucoup plus clair et donc bien plus puissant ?

Cependant, promettez-moi de ne pas trop investir dans vos images ? La force de l’image est importante bien sûr mais ce n’est pas parce que la photo sera plus grande qu’elle aura plus d’impact et qu’elle devra automatiquement dominer tous vos visuels.

 

 

Conseil no2 – Racontez des histoires

 

Je sais que cela va sans doute vous paraître un peu étrange si vous êtes dans un contexte de travail et il sera sans doute difficile d’y parvenir, mais rappelez-vous mes premiers conseils pour présenter avec assurance. Je vous recommandais d’aller de l’avant et d’être plus vivant qu’à votre accoutumé comme lorsque vous parlez d’un sujet qui vous tient particulièrement à cœur.  Est-il vrai que, lorsque vous vous entretenez avec quelqu’un, vous racontez souvent une histoire ? Raconter une histoire est la manière de communiquer que nous utilisons le plus souvent parce qu’une histoire est plus parlante, une histoire nous aide à dialoguer même quand cela n’est pas évident. Cela nous aide aussi à établir un contact avec notre public. Les histoires sont formidables parce qu’elles vous permettent :

• d’établir votre crédibilité sans avoir à vous vanter.
• de démontrer votre succès – si le succès vous concerne et qu’il y a lien avec les challenges auxquels votre public doit faire face.
• d'ajouter une touche d’humour sans paraître ridicule – même si personne ne rit, ce n'est pas une catastrophe : cela fera tout simplement partie de l’histoire !
• et de soulever avec tact des polémiques.

 

Je vous assure que même le plus endormi des publics se réveillera lorsque vous lui direz : « Je vais vous raconter une histoire qui m’est arrivée... ».

Conseil no3 – Posez des questions

La majorité des personnes avec qui je travaille sur leurs présentations savent que c’est en général une bonne idée de laisser la possibilité au public de poser des questions pendant une présentation car cela rend la réunion plus vivante et garde le public plus engagé. Cependant, peu de conférenciers posent des questions à leur public. Il y a deux types de questions dans une présentation : les questions rhétoriques et les vraies questions.

 

Une question rhétorique est une question à laquelle on n’attend pas une réponse. Par exemple vous pouvez montrer une slide concernant le manque d’eau potable comme celle que nous avons vu précédemment et l'introduire ave :  « Savez-vous que… ? » Quand on utilise le mode interrogatif, automatiquement le ton de notre voix monte à la fin de la phrase et cela rend notre public plus attentif. Donc les questions sont utiles pour nous aider à varier le ton de notre voix et nous éviter d’avoir un ton monotone.

Les vraies questions quant à elles servent à plusieurs choses mais laissez-moi vous donner une raison primordiale: vous créez un feedback. Par exemple, si votre présentation à pour but de sensibiliser votre public sur le manque d’accès à l’eau potable alors, vous voulez le touchez en lui donnant des exemples poignants suivis de chiffres pour encore plus d’impact. Comment allez-vous vous y prendre ? Eh bien, montrez-leur la slide avec le verre et demandez leur ensuite : « Etes-vous choqués par cette information ? » Si vous avez plusieurs personnes qui opinent dans la salle, avec de grands yeux écarquillés, alors votre approche a été efficace.

 

Conseil no 4 – "PREP-ez" vos points

 

Parce que la majorité d’entre nous présente plutôt dans un contexte de travail, voici  une formule qui vous aidera à organiser vos idées et vos visuels et ainsi structurer votre présentation dans son ensemble :

 

"PREP = point, raison, exemple, point"

 

 

Voilà comment utiliser "PREP":

• POINT - Faites le point sur le sujet de votre présentation, par exemple: « Prendre la parole en public peut vous aider à être promu».

 

• RAISON - Donnez la raison de votre message, ici, en que les gens qui prennent la parole en public sont souvent perçus comme étant plus compétents et plus intelligents que les autres.

 

• EXEMPLE - Illustrez par un exemple, dans le cas présent, partagez avec eux le fait que David Jones a été promu deux fois de suite cette année. Or, David prend souvent la parole mais il n’est pourtant pas plus compétent que les autres.

(Ceci est bien sûr un exemple fictif).

• POINT - En conclusion, refaîtes le point sur votre message clé, à savoir répétez une fois de plus que de prendre la parole en public peut partagez aider dans le développement de carrière.

Essayez et dites-moi ce que vous pensez de "PREP".

 

Conseil no5 : Faites de votre présentation un biscuit  Orio

 

Afin de consolidez "PREP" au niveau de votre présentation, voici en dernier lieu une proposition  d’une structure simple mais efficace pour votre présentation :

 

Avec cette approche, chaque message-clé sera communiqué deux fois - comme dans "PREP" - et vous le renforcerez avec une explication et un exemple concret. Vous devez organiser vos points soit d’une manière chronologique ou en crescendo. Fondamentalement, chaque point renforce le message principal que vous partagerez lui aussi deux fois. D’où l’image du biscuit américain Orio. Cette structure est si simple que vous conserverez l’attention de votre public!

Cela peut paraître un peu rébarbatif mais essayez cette méthode et découvrez comment elle vous permettre de construire une présentation très forte !

En résumé :

Afin de structurer votre présentation pour obtenir l’impact souhaité :

1)      Utilisez à bon escient les images et le texte dans vos visuels.

2)      Racontez des histoires

3)      Posez des questions

4)     Servez vous d’une structure simple pour votre présentation ainsi que pour chacun de vos points.

 

Que pensez de ces conseils ? Utilisez-vous déjà des images ? Des histoires ? Une structure que vous trouvez efficace ? N'hésitez pas à les partager avec nous!

 

© Coaching For Inspiration, 2012

www.coachingforinspiration.com